Cuidado com esses desperdiçadores de tempo ocultos no seu negócio

Você só tem tanto tempo durante o dia, certo? 

Você sabe disso, especialmente quando você tem uma carga de trabalho crescente em sua mesa e está lutando contra o relógio para fazer tudo. A última coisa que você precisa fazer é perder tempo. 

E, no entanto, aqui está a coisa.

Muitos de nós perdem tempo dentro do dia útil.

Também não estamos falando sobre aqueles desperdiçadores de tempo óbvios. Você sabe o que queremos dizer. Pode ser a tentação de verificar nossas mensagens no Facebook. Ou pode estar recebendo ligações de amigos e familiares. Perdemos minutos vitais do dia em que somos vítimas de tais atividades e só lamentamos mais tarde quando somos forçados a trabalhar horas extras. 

No entanto, há desperdiçadores de tempo ocultos que também podem afetar nossos níveis de produtividade , e focaremos alguns deles neste artigo. Dê uma olhada abaixo e, se algum deles for relacionado a você, recupere seu tempo eliminando-o do seu negócio.

Time Waster # 1: Trabalhando para um número maior de clientes

Você precisa de clientes para o seu negócio, é claro. Sem eles, você não seria pago e isso não seria um bom presságio para você, tanto no nível pessoal quanto no de negócios. Mas quanto mais clientes você recebe, mais trabalho você precisa fazer. E isso pode criar problemas para o seu negócio.

Por quê?

Quando você tem muitos clientes, consequentemente, tem mais prazos a cumprir. Quando você tiver mais prazos a cumprir, ficará tentado a se apressar no trabalho para cumpri-los. Quando você se apressa no trabalho, perde o fator de qualidade no que produz. E como resultado de tudo isso, você provavelmente perderá clientes, pois eles não ficarão felizes quando virem o trabalho que você entrega a eles.

O resultado disso tudo? Você perdeu tempo trabalhando para eles porque sua empresa sofreu mais do que lucrou.

Obviamente, se você tiver funcionários sob seus cuidados, poderá ter o escopo de contratar mais clientes. Mas se você trabalha sozinho ou se não tem funcionários para realizar cargas de trabalho extras, pense com cuidado antes de contratar novos clientes. Agradecemos a necessidade de expandir seus negócios e você pode se arrepender de recusar as pessoas, mas a qualidade do seu trabalho é fundamental.

Os mesmos clientes retornarão para você várias vezes, se você os impressionar, então concentre-se neles, em vez de arriscar seus negócios, aumentando a carga de trabalho. Com o lucro da sua empresa, você poderá contratar mais funcionários e, consequentemente, terá a capacidade de conquistar novos clientes no futuro.

Time Waster # 2: Usando métodos de trabalho ineficientes

À medida que o tempo avança, o mesmo acontece com os métodos de trabalho que usamos. 

Não precisamos mais confiar em processos manuais para agendar nossas cargas de trabalho ou nossos funcionários; assim como no software de planejamento visual, agora temos uma solução de gerenciamento e agendamento de recursos . 

Não precisamos nos sentar com um pedaço de papel e uma calculadora ao tentar manter o controle de nossas finanças, pois existem centenas de aplicativos de contabilidade disponíveis que podem ser baixados diretamente em nossos smartphones. 

E não precisamos perder tempo procurando informações do cliente ao conversar com eles por telefone, pois, com o software CRM , podemos obter as informações necessárias com o clique de um botão.

E esses são apenas alguns exemplos, pois, com os mais recentes avanços da tecnologia, não precisamos confiar na maneira como trabalhamos apenas alguns anos atrás. Hoje, existem softwares e aplicativos para download que podem facilitar o trabalho de qualquer tarefa demorada; portanto, se você ainda está preso no século 20 (avô, avô), precisa saber que está perdendo tempo todos os dias. como um resultado.

Portanto, pesquise as ferramentas disponíveis para você. Nós o vinculamos a alguns exemplos, mas existem muitos outros, cada um projetado para ajudá-lo a ser mais produtivo e eficiente na maneira de realizar seu trabalho.

Time Waster # 3: Participando de reuniões desnecessárias

As reuniões não precisam ser atividades que desperdiçam tempo.

Se houver um significado por trás deles, com um resultado que beneficie seus negócios de alguma forma, você não deve negligenciá-los.

No entanto, se você se reunir com seus funcionários diariamente, talvez porque seja o que você sempre fez, poderá estar perdendo tempo, especialmente se não houver muito em sua agenda. O mesmo se aplica a reuniões com seus clientes, investidores e outras pessoas que possam estar relacionadas aos seus negócios. Se não há sentido em se reunir, então não; pelo menos, não em uma base muito regular. 

E se você precisar se comunicar com seus funcionários ou clientes, não precisará excluir uma grande parte do seu dia para realizar reuniões com eles. Você poderia transmitir o que precisava dizer por e-mail ou Skype ou por aplicativos de software de comunicação usando a nuvem para transmitir dados e outras informações. Dessa forma, você não precisaria confiar nas pessoas para comparecer ao seu local de trabalho a tempo de se encontrar com você e não perderia tempo viajando com outras pessoas. 

Portanto, não deixe que as reuniões se tornem desperdiçadoras de tempo. Encontre maneiras de transmitir informações a outras pessoas de maneiras diferentes ou agende uma reunião somente quando for apropriado. Confira nosso infográfico para mais. 

Time Waster # 4: Falha ao delegar corretamente

Se você tem funcionários trabalhando para você, faz sentido delegar trabalho a eles ocasionalmente. Você realizará mais trabalhos, pois poderá se concentrar nas tarefas prementes que se adequam às suas atribuições e não precisará perder tempo trabalhando em tarefas que não precisam de sua atenção.

No entanto, você precisa delegar da maneira certa.

Não atribua tarefas aos seus funcionários aleatoriamente. Se eles não têm as habilidades necessárias para enfrentá-los, você está desperdiçando seu tempo e o deles. Seus funcionários podem cometer erros apenas nas tarefas que lhes são atribuídas, e você ou eles terão que gastar um tempo extra corrigindo o que foi feito incorretamente.

Não delegue nada a funcionários que já estão sobrecarregados. Você afetará a produtividade deles se assim o fizer, pois eles não apenas correm o risco de cometer erros se sobrecarregam suas mentes com mais trabalho, mas também terão que deixar suas outras tarefas para trás quando assumirem novas tarefas. 

E ao delegar, permita que seus funcionários façam perguntas, pois eles podem não ter certeza do que lhes está sendo pedido. Se você deixá-los por conta própria, eles podem se esforçar para concluir com êxito o que você deu a eles e podem cometer erros. Mais uma vez, o tempo será desperdiçado.

Pense com cuidado ao delegar então. Lembre-se de transmitir as informações aos seus funcionários se delegar e apenas repasse tarefas para os funcionários que a) tenham tempo para assumi-los eb) tenham os talentos para fazê-lo. Como alternativa, considere a terceirização, pois essa pode ser a melhor opção se delegar à sua equipe tiver potencial para ser um outro desperdício de tempo nos seus negócios. 

Time Waster # 5: seu espaço de trabalho desorganizado

Sua mesa está uma bagunça de pedaços aleatórios de papel e papel de carta desorganizado? Os arquivos na área de trabalho do computador são colocados ao acaso? O seu arquivo está cheio de documentos colocados de maneira aleatória? Nesse caso, você perderá tempo no seu dia de trabalho, pois se esforçará para obter as informações necessárias.

Tendo que percorrer a bagunça na sua mesa, as pastas caóticas na sua área de trabalho e a explosão de papelada no seu arquivo, você perderá mais do que alguns minutos do seu tempo. Portanto, faça todos os esforços para organizar seu espaço de trabalho.

Analise tudo que estiver na sua mesa e encontre uma casa organizada no espaço da gaveta. Use estas dicas para organizar a área de trabalho do seu computador . E quando se trata de seu arquivo, pergunte a si mesmo se você realmente precisa de alguma papelada. Pode valer a pena digitalizar os documentos em papel e depois colocá-los nas pastas recém-encomendadas que você criou na área de trabalho.

Depois de tomar essas etapas pequenas, mas necessárias, você nunca deve passar uma idade procurando por algo que precisa desesperadamente novamente.

Finalmente

Portanto, diga não a desperdiçadores de tempo ocultos que possam estar interferindo no seu dia de trabalho. Siga nossas sugestões para superá-las e, se houver perda de tempo que não mencionamos, sejam óbvias ou ocultas, procure maneiras de eliminá-las do seu dia também. 

Depois de tomar medidas para recuperar o tempo, você deve trabalhar de forma mais produtiva, ter a oportunidade de se comprometer com um trabalho de qualidade para seus clientes e clientes e voltar para casa em um momento decente, para poder passar um tempo com sua família e amigos. No final, eliminando aqueles desperdiçadores de tempo, todo mundo ganha!

 

Fonte: Site www.alltopstartups.com
Por: Thomas Oppong

Fundador da Alltopstartups e autor de Working in The Gig Economy. Seu trabalho foi apresentado na Forbes, Business Insider, Entrepreneur e Inc. Magazine.

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